確定開會的必要性

　　如果會議內(nèi)容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話或網(wǎng)絡(luò)等通知形式即可，沒必要大動干戈組織開會。如果是決策性會議，要首先權(quán)衡開會需要達(dá)到的目標(biāo)跟參與開會的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開會”，堅決不開“老鼠會議”。

　　充分做會前準(zhǔn)備

　　很多公司在開會的時候?qū)懙煤芎茫航裉煸缟祥_會，9：30會議室集合。但是從來沒有人寫幾點(diǎn)結(jié)束。問題出在哪里？主要是會議資料不應(yīng)該在會場閱讀，而應(yīng)該在開會前發(fā)放并閱讀，一到會場就直接討論和表決，開會就是為了馬上把結(jié)果做出來。擬定好會議流程，包括會議的時間、地點(diǎn)，初步估算開會將持續(xù)的時間，并將會議的重點(diǎn)議題列出，提前發(fā)放給員工，好讓他們提前準(zhǔn)備，安排好手中的工作。提前將與會領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言大約持續(xù)時間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發(fā)言時間。這樣才能快速表決，快速達(dá)到會議效果。

　　靈活掌握會議進(jìn)程

　　會議主持人是會議是否成功的重要因素。一個優(yōu)秀的會議主持人要掌握會議的進(jìn)程，準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。要讓每一位員工時刻圍繞會議的中心議題進(jìn)行討論，做到“開門見山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問題”為原則，也就是說一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義，及時整頓會議秩序，將跑題的人員拉回到會議討論的主題上。這就體現(xiàn)出了會議的本質(zhì)，即會議就是為了解決問題而開。

　　有的酒店專門在會議中設(shè)置把關(guān)員，負(fù)責(zé)把關(guān)主題。在進(jìn)行討論時，把關(guān)員要隨時提醒員工確保討論主題不會離題。當(dāng)有好的議題出現(xiàn)，會議把關(guān)員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。

　　另外，為了開會不讓員工溜號，不打呼嚕，就請記住以下幾點(diǎn)：

　　主講人條理清楚，層次分明。會議的幾個議題要清晰，層次要分明，不能混淆。

　　掌握語速與節(jié)奏。過快過慢的語速都會影響聽會人的情緒。節(jié)奏適中，語速要有所變化。

　　適當(dāng)穿插些輕松的詞語。在恰當(dāng)?shù)臅r間，用一些小典故、小笑話調(diào)解一下會場的氣氛。

　　如非必要，就不要準(zhǔn)備會議材料，只列議題即可。會議材料的準(zhǔn)備，既浪費(fèi)，也會對參加會議的人造成一種依賴心理。

　　選擇恰當(dāng)時間

　　首先，會議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時間，應(yīng)該選在員工有充分時間和精力的時段，避免了員工沒有心思參會的問題。其次，會議應(yīng)該嚴(yán)格遵守時間限制，比如說一個小時結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個小時之內(nèi)，否則會讓員工產(chǎn)生會議沒有終點(diǎn)的心理，因此討論問題也會由于失去了時間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設(shè)置計時員，在會議的每個階段計時員會依照會議通知規(guī)定的每人報告時間，提出警告，以免會議延遲。

開會先說重要的。。會議上最好盡量說實(shí)用的東西。。當(dāng)然，充分的準(zhǔn)備是前提。。。而且會議的時間不要過長，兩小時以內(nèi)比較好。，太長了與會者注意力會分散。。

開會不要那么煩悶就行了，主持開會的人要回搞氣氛